| Проекти в слайдері

  1. Створення підсистеми «Електронний читальний зал Центрального державного архіву Самарської області»...
  2. 2. Цілі і завдання

Створення підсистеми «Електронний читальний зал Центрального державного архіву Самарської області»

Створення підсистеми «Електронний читальний зал Центрального державного архіву Самарської області»

1. Актуальність впровадження

До реєстру державних послуг, що надаються органами виконавчої влади Самарської області і підвідомчими їм організаціями (постанова Уряду Самарської області від 17.02.2010 № 52) внесено послуги «Інформаційне обслуговування користувачів в читальних залах державних архівів Самарської області на основі документів архівного фонду Самарської області», « виконання соціально-правових запитів громадян Російської Федерації »і« виконання тематичних, генеалогічних і біографічних запитів ».

Потік звернень до ретроспективної інформації Архівного фонду Самарської області з боку органів влади, організацій, установ та фізичних осіб постійно зростає. Очевидно, що робота з документами в традиційній формі в умовах зростаючого потоку соціально-правових і тематичних запитів і постійного збільшення обсягу архівних фондів буде ускладнюватися наступними факторами:

  • значні витрати часу на виконання основних технологічних архівних процедур приймання, сортування, реєстрації та пошуку документів і справ, їх повернення в архіви, підготовки звітних і ведення облікових документів архівів;
  • відсутність можливості використання документів та справ одночасно декількома споживачами (як співробітниками архівів, так і відвідувачами читальних залів архівів);
  • висока ймовірність втрати і псування документів і справ, їх швидкого старіння;
  • вплив людського фактора (проблеми пошуку документів і справ, що виникають при зміні співробітників архіву і т.п.);
  • великі площі, займані традиційним архівом під розміщення картотек, папок, копіювальних пристроїв і т.п .;
  • збільшення фінансових витрат на забезпечення діяльності архівів.

Всі ці складності підштовхнули Управління державної архівної служби Самарської області (далі - Управління) до об'єднання теоретичних і практичних розробок щодо розвитку архівної справи з новітніми інформаційними технологіями (оцифровка архівних фондів, створення ІПС, забезпечення доступу до документів в режимі on-line по каналах зв'язку, в т.ч. через Internet). Як проекту, пов'язаного з наданням державних послуг в електронному вигляді Управлінням була впроваджена підсистема «Електронний читальний зал Центрального державного архіву Самарської області» автоматизованої системи управління архівною справою в Самарській області.

2. Цілі і завдання

Метою проекту є підвищення ефективності діяльності Центрального державного архіву Самарської області щодо задоволення потреби користувачів в ретроспективної архівної інформації за допомогою автоматизації процесів її зберігання, обробки, пошуку і використання.

Завдання підсистеми:

  • підвищення ефективності роботи ГУСО ЦГАСА в частині надання послуг громадянам та організаціям через регіональний портаол державних і муніципальних послуг Самарської області ;
  • забезпечення схоронності документів Архівного фонду Самарської області, що знаходяться на зберіганні в ГУСО ЦГАСА, за рахунок створення фонду користування на електронних носіях і заміни вилучаються з обігу оригіналів особливо цінних, унікальних і найбільш затребуваних документів їх електронними копіями;
  • скорочення термінів виконання звернень громадян та організацій в ГУСО ЦГАСА.
  • 3. Результати

    Створення підсистеми «Електронний читальний зал Центрального державного архіву Самарської області» став першим кроком в реалізації ідеї створення електронного архіву та автоматизованої системи управління архівною справою в Самарській області, що, в свою чергу, дозволило забезпечити:

  • надійне довготривале зберігання документів, що унеможливлює їх втрату або пошкодження;
  • пошук і обробку документів на основі сучасної технології роботи з електронними образами документів;
  • зручний призначений для користувача інтерфейс, призначений для роботи користувачів з електронним архівом Самарської області;
  • зниження трудовитрат на підготовку звітної і ведення облікової документації архівів;
  • зниження трудовитрат і матеріальних ресурсів на виготовлення копій документів;
  • мінімальний час надання документа користувачеві (секунди);
  • мінімальний час збору необхідної інформації архівістом для формування архівних довідок по соціально-правовим запитам;
  • оперативний регламентований доступ користувачів до інформаційних ретроспективним ресурсів;
  • можливість використання об'єднаних інформаційних ресурсів різних архівних фондів при підготовці публікацій, проведенні виставок, семінарів і т.п .;
  • фіксацію фізичного стану паперових документів на рівні, відповідному часу їх перекладу в електронний вигляд, і можливість деякого поліпшення якості електронного образу документа в порівнянні з паперовим оригіналом за рахунок видалення сторонніх ліній, плям і т.п .;
  • можливість інтеграції електронного архіву Самарської області з зовнішніми АІС на основі оперативного доступу до автоматизованої системи;
  • можливість істотного розширення переліку архівних послуг, що надаються на платній основі.