- Створення підсистеми «Електронний читальний зал Центрального державного архіву Самарської області»...
- 2. Цілі і завдання
Створення підсистеми «Електронний читальний зал Центрального державного архіву Самарської області»
1. Актуальність впровадження
До реєстру державних послуг, що надаються органами виконавчої влади Самарської області і підвідомчими їм організаціями (постанова Уряду Самарської області від 17.02.2010 № 52) внесено послуги «Інформаційне обслуговування користувачів в читальних залах державних архівів Самарської області на основі документів архівного фонду Самарської області», « виконання соціально-правових запитів громадян Російської Федерації »і« виконання тематичних, генеалогічних і біографічних запитів ».
Потік звернень до ретроспективної інформації Архівного фонду Самарської області з боку органів влади, організацій, установ та фізичних осіб постійно зростає. Очевидно, що робота з документами в традиційній формі в умовах зростаючого потоку соціально-правових і тематичних запитів і постійного збільшення обсягу архівних фондів буде ускладнюватися наступними факторами:
- значні витрати часу на виконання основних технологічних архівних процедур приймання, сортування, реєстрації та пошуку документів і справ, їх повернення в архіви, підготовки звітних і ведення облікових документів архівів;
- відсутність можливості використання документів та справ одночасно декількома споживачами (як співробітниками архівів, так і відвідувачами читальних залів архівів);
- висока ймовірність втрати і псування документів і справ, їх швидкого старіння;
- вплив людського фактора (проблеми пошуку документів і справ, що виникають при зміні співробітників архіву і т.п.);
- великі площі, займані традиційним архівом під розміщення картотек, папок, копіювальних пристроїв і т.п .;
- збільшення фінансових витрат на забезпечення діяльності архівів.
Всі ці складності підштовхнули Управління державної архівної служби Самарської області (далі - Управління) до об'єднання теоретичних і практичних розробок щодо розвитку архівної справи з новітніми інформаційними технологіями (оцифровка архівних фондів, створення ІПС, забезпечення доступу до документів в режимі on-line по каналах зв'язку, в т.ч. через Internet). Як проекту, пов'язаного з наданням державних послуг в електронному вигляді Управлінням була впроваджена підсистема «Електронний читальний зал Центрального державного архіву Самарської області» автоматизованої системи управління архівною справою в Самарській області.
2. Цілі і завдання
Метою проекту є підвищення ефективності діяльності Центрального державного архіву Самарської області щодо задоволення потреби користувачів в ретроспективної архівної інформації за допомогою автоматизації процесів її зберігання, обробки, пошуку і використання.
Завдання підсистеми:
- підвищення ефективності роботи ГУСО ЦГАСА в частині надання послуг громадянам та організаціям через регіональний портаол державних і муніципальних послуг Самарської області ;
- забезпечення схоронності документів Архівного фонду Самарської області, що знаходяться на зберіганні в ГУСО ЦГАСА, за рахунок створення фонду користування на електронних носіях і заміни вилучаються з обігу оригіналів особливо цінних, унікальних і найбільш затребуваних документів їх електронними копіями;
- скорочення термінів виконання звернень громадян та організацій в ГУСО ЦГАСА.
- надійне довготривале зберігання документів, що унеможливлює їх втрату або пошкодження;
- пошук і обробку документів на основі сучасної технології роботи з електронними образами документів;
- зручний призначений для користувача інтерфейс, призначений для роботи користувачів з електронним архівом Самарської області;
- зниження трудовитрат на підготовку звітної і ведення облікової документації архівів;
- зниження трудовитрат і матеріальних ресурсів на виготовлення копій документів;
- мінімальний час надання документа користувачеві (секунди);
- мінімальний час збору необхідної інформації архівістом для формування архівних довідок по соціально-правовим запитам;
- оперативний регламентований доступ користувачів до інформаційних ретроспективним ресурсів;
- можливість використання об'єднаних інформаційних ресурсів різних архівних фондів при підготовці публікацій, проведенні виставок, семінарів і т.п .;
- фіксацію фізичного стану паперових документів на рівні, відповідному часу їх перекладу в електронний вигляд, і можливість деякого поліпшення якості електронного образу документа в порівнянні з паперовим оригіналом за рахунок видалення сторонніх ліній, плям і т.п .;
- можливість інтеграції електронного архіву Самарської області з зовнішніми АІС на основі оперативного доступу до автоматизованої системи;
- можливість істотного розширення переліку архівних послуг, що надаються на платній основі.
3. Результати
Створення підсистеми «Електронний читальний зал Центрального державного архіву Самарської області» став першим кроком в реалізації ідеї створення електронного архіву та автоматизованої системи управління архівною справою в Самарській області, що, в свою чергу, дозволило забезпечити: