Акт прийому передачі документів

  1. Зі статті ви дізнаєтесь:
  2. В яких випадках застосовується акт прийому-передачі
  3. Оформлення архівного зберігання
  4. Оформлення ліквідації, реорганізації або продажу фірми
  5. Оформлення зміни керівництва або засновника
  6. Етап №2.
  7. Оформлення звільнення посадової особи
  8. Оформлення передачі конкурсного керуючого
  9. Форма акту прийому-передачі документів
  10. Етап №2.
  11. порядок оформлення
  12. Структура і зміст
  13. Оформлення паперів, що підлягають передачі
  14. Прийом і передача бухгалтерських документів

Факт передачі документів від одного співробітника іншому оформляється актом прийому-передачі документів. Як правильно його скласти і заповнити, розповімо в статті.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Діяльність будь-якої фірми і підприємства супроводжується виробництвом великої кількості ділових паперів.

За кожною посадовою особою закріплений свій пакет документації, яким він користується в повсякденній роботі і за зберігання якого несе відповідальність. Згодом термін дії ділових паперів закінчується, і вони підлягають передачі в архів на зберігання.

Інша ситуація, при якій може виникнути необхідність оформлення передачі паперів - переміщення їх з одного відділу в інший. Нарешті, третя ситуація передачі паперів - посадова особа, яка відповідає за даний пакет документації, може звільнитися або перейти на іншу посаду. В такому випадку, виникає необхідність оформлення передачі паперів від одного особі іншому.

У всіх перерахованих вище випадках законодавство вимагає складання акта приймання-передачі У всіх перерахованих вище випадках законодавство вимагає складання акта приймання-передачі. наявність всіх покладених реквізитів , А саме, підписів осіб, які здійснюють здачу і прийом ділових паперів і підписів членів комісії, якщо така буде створена, є необхідним атрибутами акту, що забезпечують його юридичну силу.

Вимога складання акту не є жорстким для всіх випадків передачі паперів. Акт обов'язковий, якщо передаються товарно-матеріальні цінності або бланки суворого обліку. В інших ситуаціях акт складається за взаємної згоди сторін. Зазвичай це робиться з метою надання цій процедурі юридичного статусу.

Читайте також по темі:

В яких випадках застосовується акт прийому-передачі

Нижче перераховані ситуації, в яких необхідне складання акта приймання-передачі:

  • передача пакета ділових паперів від одного співробітника іншому;

  • переміщення ділових паперів всередині організації (з одного підрозділу в інший);

  • передача товарно-матеріальних цінностей ;

  • здача документів на зберігання в архів;

  • передача ділових паперів в разі зміни організацією ділового статусу.

Слід зазначити, що наведений вище перелік не є вичерпним.

Розглянемо більш детально особливості оформлення передачі документації в кожному випадку.

Оформлення архівного зберігання

Порядок передачі паперів в архів регламентуються відповідними правилами і нормативними актами. У багатьох організаціях є в наявності свій власний архів і співробітник, відповідальний за його роботу. Цей же співробітник здійснює прийом документів на зберігання і підписує акт прийому-передачі.

Довідка

Слід звернути увагу, що особливість підготовки ділових паперів для передачі в архів залежить від терміну їх передбачуваного зберігання. Так, обов'язковому прошивання і нумерації підлягають справи з терміном зберігання понад 10 років, а справи з терміном зберігання менше 10 років можна залишити в скоросшивателях.

Оформлення ліквідації, реорганізації або продажу фірми

Процедура оформлення ліквідації і процедура оформлення реорганізації або продажу дещо відрізняються. У першому випадку частина документів фірми повинна бути передана на зберігання в державний або державний архів . Державна система діловодства регламентується своїми власними стандартами, дотримання яких є обов'язковим при оформленні ліквідації фірми.

У разі ж оформлення реорганізації або продажу підприємства необхідне створення двосторонньої комісії, в яку повинні увійти представники обох компаній.

Оформлення зміни керівництва або засновника

Етап №1.

У разі зміни керівництва або засновника підприємства вся значиться за ним документація повинна бути передана новим посадовим особам. Перш за все, це установчі документи компанії і друк. Процедура прийому та передачі проводиться в присутності спеціально створеної комісії.

Етап №2.

У тому випадку, якщо новий керівник фірми вже призначений, то вся документація передається йому, якщо ж нового керівника поки немає, то відповідальність за збереження установчих документів і печатки покладається на комісію з прийому та передачі.

Оформлення звільнення посадової особи

Даний випадок є найпоширенішим і його оформлення зазвичай не викликає труднощів. Перед звільненням посадова особа, відповідальна за зберігання паперів, складає акт прийому-передачі, який підписується ним самим і новим посадовою особою.

Оформлення передачі конкурсного керуючого

Арбітражний керуючий приймає і веде справи організації в разі оформлення процедури банкрутства. Він здійснює всі операції по роботі з діловими паперами фірми аж до її повного закриття. Після цього документація компанії передається на державне зберігання у відповідному архівній установі.

Форма акту прийому-передачі документів

Правила складання

Етап №1.

Процедура передачі документів здійснюється при обов'язковій присутності як передавального, так і приймаючої посадової особи. Якщо дана процедура припускають наявність спеціальної комісії, то обов'язково повинні бути присутніми всі її члени.

Етап №2.

Кожна папір повинна бути перевірена на повноту і правильність оформлення і зафіксована в акті. Приймаюча сторона повинна зробити підрахунок всіх одиниць переданого пакета документації. У тому випадку, якщо мається на наявність комісія, то підрахунок здійснюють її члени.

порядок оформлення

На законодавчому рівні не закріплений єдиний стандарт оформлення акту прийому-передачі. Це означає, що кожна компанія може оформляти його по-своєму. Однак ряд пунктів цей документ повинен містити в обов'язковому порядку:

Найменування компанії.

Назва документу.

Місце складання, дата.

Преамбула містить інформацію про особу, яка здає документи і особі, що здійснюють їх прийом, а також список осіб, що входять до складу комісії, якщо така була створена.

Основна частина акта містить перелік усіх документів і відомості про їх кількість.

Підписи всіх осіб, які беруть участь у процедурі.

Сам текст акту може бути складений в процесі здійснення ручного підрахунку паперів. Інший варіант - спочатку готується чернетка, в ньому дається список всіх одиниць підрахунку, а вже потім вказується їх число, документ передруковується і його підписують обидві сторони і всі учасники комісії.

Структура і зміст

Як правило, акт складається на фірмовому бланку компанії , Де вже вказано її повне найменування. Далі йде докладний назва документа, наприклад, "Акт прийому-передачі документів юридичного відділу".

Наступним пунктом вказується місце проведення процедури і дата складання акта. Далі перераховуються всі особи, які беруть участь у передачі, а потім - загальний перелік переданих документів.

Найзручніше оформити даний перелік у вигляді таблиці:

Оформлення паперів, що підлягають передачі

Існуючі правила діловодства регламентують порядок підготовки і оформлення паперів, що підлягають передачі. Закінчені і закриті справи повинні бути прошиті та пронумеровані. Першою сторінкою такої справи є опис усіх документів, що входять в папку.

Незавершені справи повинні бути розкладені по папках, в яких паперу організовуються в хронологічному порядку. Якщо це передбачено правилами, то папери повинні бути забезпечені необхідними реквізитами: датою та реєстраційним номером.

Прийом і передача бухгалтерських документів

Для забезпечення належного порядку прийому і передачі бухгалтерських документів необхідно мати точний перелік всіх паперів, наявних.

Довідка

Згідно із загальним правило, такий перелік міститься в номенклатурі справ підприємства або прописується в його обліковій політиці.

При здійсненні передачі бухгалтерської документації, необхідно відразу визначити, чи входять в її склад бланки суворої звітності. В силу того, що даний вид паперів є матеріальною цінністю, факт їх передачі найкраще оформити окремим актом. Важливо при цьому, щоб в даній процедурі брала участь спеціально створена комісія.

Кадрові документи при підготовці до передачі найзручніше групувати за видами та строками зберігання. Наприклад, всі папери, які повинні зберігатися більше 75 років, повинні бути зібрані в один блок, а всі інші - в інший.

З метою оптимізації подальшої роботи, можна окремо згрупувати всі папери, які в подальшому будуть знищені. Наприклад, накази по кадрової роботи зберігаються від трьох до п'яти років. Їх передачу можна оформити окремим актом. Також окремим актом оформляються передаються чисті бланки трудових книжок.

Особливої ​​уваги потребує здійснення передачі установчих документів, оскільки вони є основними документами компанії.

Передачу гербової печатки компанії можна також оформити окремим актом.

Читайте також: