Шпаргалка делопроизводителя
Опубликовано: 29.08.2018
Номенклатура дел и инструкция по делопроизводству — два главных документа делопроизводителя. Инструкцию в начале года менять не обязательно. Это нужно делать, когда накопилось более чем достаточно нововведений, и в приказах о внесении изменений вы уже запутались. А вот номенклатуру дел нужно переутверждать в начале каждого года. Процесс обновления номенклатуры лучше начать в ноябре, чтобы не пришлось в начале следующего года дорабатывать документ.
Вещий сон Менделеева: Как шутка затмила собой правду
Как правильно составить номенклатуру дел>>
Как утвердить номенклатуру дел на следующий год?
Утверждение новой номенклатуры состоит из следующих этапов:
Сбор информации из отделов о делах, которые были заведены в течение года, а также о делах, которые подлежат исключению из номенклатуры.
1С 8.3 Видео самоучитель «от Настроек до Баланса» Бухгалтерия предприятия 3.0 Урок 2
Проверка правильности составления номенклатур структурных подразделений.
Добавление в сводную номенклатуру новых дел и исключение ненужных.
Корректировка разделов и заголовков. Уточните не поменялись ли названия отделов, не изменилась ли структура организации.
Согласование проекта номенклатуры с отделами.
Согласование новой номенклатуры с экспертной комиссией.
Утверждение новой номенклатуры у руководителя организации.
Утвердить новую номенклатуру можно приказом по основной деятельности либо грифом утверждения документа . Приказ следует издать, если вам нужно дать конкретные поручения исполнителям, установить сроки. Также приказ необходим, в случае введения новой номенклатуры дел не в начале года. Это может быть связано с изменением структуры организации, доведением новой номенклатуры из вышестоящей организации. В остальных случаях новая номенклатура дел, которая вводится в действие с 1 января следующего года, утверждается грифом.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Свобода»
Красавин C. А. Красавин
23 декабря 2016 г.
Образец приказа об утверждении номенклатуры дел>>
Как закрыть старую номенклатур дел?
После утверждения новой номенклатуры закрываем старую. В графе «количество дел» вписываем собственноручно количество заведенных дел в течение этого года. Затем мы заполняем итоговую запись о количестве сформировавшихся дел за год. Для этого подсчитываем дела постоянного и временного срока хранения.
В отдельную графу вписываем переходящие дела и дела с отметкой ЭПК или ЭК. Переходящие дела будут дополняться и в следующем году, поэтому их индекс в новой номенклатуре останется прежним. Это могут быть незаконченные судебные дела, переписки с организациями, дела с организационными документами отдела — положение об отделе, должностные инструкции работников отдела.
Отметка ЭПК означает их согласование с экспертно-проверочной комиссией для организаций, являющихся источником комплектования государственного архива, или ЭК — экспертной комиссией для организаций, не являющихся источником комплектования государственного архива. На заседание комиссий выносятся особо значимые дела для организации, которым нужно увеличить срок хранения.
Подробнее об экспертизе ценности документов>>
Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2016 году в организации
| Постоянного | 44 | 5 | 2 |
| Временного (свыше 10 лет) | 50 | 2 | 2 |
| Временного (до 10 лет включительно) | 90 | 4 | 3 |
| ИТОГО: | 196 | 14 | 3 |
Подписывает итоговую запись делопроизводитель, ее составивший. Затем в начале года эти сведения нужно будет передать в архив — в государственный или архив организации.
С уважением, Инна
