1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Акт звірки: юридичний статус
3. Що таке акт звірки
4. До таких обов'язкових реквізитів відносяться:
5. У ряді випадків існують інші підстави для проведення звірки та складання відповідного акта:
6. Заповнення акта звірки документів
7. Як перевіряти акт звірки
8. Супровідний лист за актом звірки

Акт звірки документів оформляє процедуру порівняння взаєморозрахунків між двома діловим партнерами. У статті розповідається, як правильно скласти і оформити акт звірки документів.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Юридично акт звірки (далі по тексту - АС) не відноситься до категорії первинної документаціі.Он використовується як додаткове свідчення в разі потреби довести факт заборгованості одного з ділових партнерів. Інше призначення АС - продовження терміну позовної давності. Це пов'язано з тим, що день підписання АС є точкою відліку даного терміну.

Очевидно, що здається необов'язковість і невисокий юридичний статус даного документа викликані нерозумінням його можливостей як юридичного інструменту впливу на несумлінного ділового партнера. Втім, для того щоб АС дійсно став таким інструментом, особливу увагу потрібно звернути на його грамотне складання та оформлення. Про це йтиметься нижче.

Акт звірки: юридичний статус

На будь-якому етапі ділових взаємин може виникнути необхідність проведення процедури проведення взаємних розрахунків.

Взаєморозрахунки проводять в тому випадку, коли один з партнерів оплачує послуги, роботи або товари, що поставляються іншим учасником ділової операції.

Накладні, чеки та інші документи, які відносяться до категорії первинних, виступають підтвердженням факту здійснення господарської операції. Ці папери є основою для ведення бухобліку . Навіть незначна помилка в розрахунках може істотно вплинути на коректність за все обліку.

Згодом розбіжності та невідповідності в облікових документах ділових партнерів призводять до появи неврахованих виплат і утворення заборгованостей.

Виявлення на ранніх стадіях некоректних записів і можливих розбіжностей - є основним завданням і функцією акту звірки. На практиці проведення самої процедури не викликає ускладнень. Технологія звірки в загальному вигляді зводиться до того, що облік, що проводиться однією стороною, зіставляється з урахуванням, що проводяться іншою стороною. У разі виявлення розбіжностей або некоректних записів складається акт, а всі первинні документи сторін підлягають додатковому аналізу.

Корисна стаття:Додаткові відомості про запит акту звірки та зразок можна знайти за посиланням .

Що таке акт звірки

Акт звірки взаєморозрахунків - документ, що представляє фінансові операції двох організацій-партнерів, вчинені в конкретний проміжок часу. В ідеальному випадку всі дані, зібрані в фінансових відомостях одного боку, повинні повністю корелювати з даними, зібраними іншою стороною. При виявленні найменших невідповідностей складається акт звірки.

Уніфікована форма даного акту не регламентована чинними законодавчими стандартами. Підприємства самостійно розробляють форму даної ділової папери і стверджують її локальної нормативною документацією.

АС підписується обома сторонами, якщо вони підтверджують факт згоди з виявленої заборгованістю. Ми вже говорили вище, що термін давності визначається за допомогою дати підпису акту звірки. Далі ми докладніше розглянемо це питання.

У загальному випадку, при проведенні будь-якої господарської операції оформляється документ, що відноситься до категорії первинних. З цього моменту обчислюється строк давності. Однак є і окремий випадок, до якого відноситься випадок складання акту звірки. Цей документ перериває термін давності і починає новий відлік цього терміну - з моменту підписання АС.

Наявність обов'язкових елементів АС - реквізити партнерів, дата і період звірки, перелік операцій та розрахунків - забезпечує юридичну силу даного паперу.

Корисна стаття:Детальніше прочитати про оформлення акту звірки, а також можливість скачати безкоштовно зразок заповнення можна отримати за посиланням .

Як інструмент вирішення спорів, акт звірки може бути з успіхом використаний тільки при наявності в ньому всіх необхідних реквізитів (це не скасують положення про те, що форма самого акту залишається вільною).

Довідка

До таких обов'язкових реквізитів відносяться:

1. найменування ділової папери;
2. найменування сторони (юридична назва компанії і її реквізити);
3. посилання на первинну документацію, яка є вихідною при розрахунках і підтверджує факт проведення хозяйтсвенних дій;
4. розрахункові суми;
5. сальдо-підсумок;
6. Дата складання;
7. підписи осіб, відповідальних за проведення розрахунків з кожного боку;
8. відбитки печаток кожної компанії-партенрами.

Головбух і генеральний директор фірм - це ті належні особи, які мають право підписувати АС. Право підпису головним бухгалтером має бути юридично підтверджено відповідним дорученням. Довіреність обов'язково повинна бути підписана керівником організації.

Ряд розрахунків повинен бути перевірений обов'язково під час проведення перевірки та подальшого складання акта. До таких розрахунках відносяться:

• розрахунок по доходам;
• розрахунок виданих авансів;
• розрахунок щодо недостач;
• розрахунок за прийнятими зобов'язаннями.

Звірка в ряді випадків може бути чисто формальною процедурою, якщо партнери ведуть спір не відноситься до категорії майнових. Не виключена можливість проведення звірки по одній обраної господарської операції. У ряді випадку звірці піддається весь спектр ділових интеракций між партнерам за певний період часу.

Проведення звірок з подальшим складанням акту може проводитися на регулярній основі. Такий порядок встановлюється в разі довгострокового співробітництва з постійним постачальником або одержувачем товарів або послуг.

Довідка

У ряді випадків існують інші підстави для проведення звірки та складання відповідного акта:

1. відстрочка платежів;
2. наявність асортименту широкого спектра;
3. наявність на реалізації особливо цінних товарів;
4. інвентаризація розрахунків;
5. надання звіту по світанків для вищих органів.

Періодичність складання АС встановлюється організаціями партнерами самостійно. Звітним періодом може бути обраний місяць, квартал або рік. Всі фінансові операції за обраний період звірки повинні бути відображені в тексті акта .

Також самими партнерами встановлюється масштаб звірки. Вона може бути проведена в масштабі одного найменування товару, в масштабі однієї поставки або одного контракту. В рамках проведення щорічної інвентаризації, як правило, проводиться і процедура звірки. Приводом для оформлення АС стає будь-яка невідповідність між записами в облікових документах сторін. Це викликано з метою уникнути виявлення заборгованості або недостачі після ліквідації або банкрутства однієї зі сторін.

Читайте також:

Заповнення акта звірки документів

Форма складання і порядок оформлення АС є вільною для кожного підприємства. Ініціатор проведення перевірки доручає бухгалтерії скласти акт . Далі документ повинен бути заповнений, а два його примірники відправлені опонентові.

У свою чергу, опонент виробляє звірку своїх даних з цифрами, наданими партнером. Якщо розбіжності дійсно мають місце, і опонент визнає цей факт, то обидва примірники документа підписуються ним та скріплюються відбитком печатки фірма. Компанія-ініціатор спору отримує підписані і засвідчені копії цього Протоколу назад.

Рахунки-фактури є тим джерелом, з яким повинні відповідати всі дані з АС. Збіг всіх даних взаєморозрахунків є обов'язковим. В іншому випадку розбіжності повинні бути зафіксовані у фінальній частині АС.

Якщо мова йде про внутрішній документообіг організацій-партнерів, то тут достатньо підпису головних бухгалтерів обох сторін. У разі ж судових розглядів і позовів, такого підпису буде недостатньо, і вона повинна бути підтверджена напідпитку керівника компанії.

Зразок акту звірки документів наведено нижче:

Як перевіряти акт звірки

Якщо ви хочете перевірити правильність складання АС, то рекомендуємо вам звернути увагу на ряд елементів, наявність яких є обов'язковою:

1. Заголовок;
2. Дати складання;
3. Повне найменування фірм, учасників спору;
4. Дані про посадових осіб;
5. Дані про співробітників, які несуть відповідальність за складання і посвідчення паперу;
6. Розподілені за договорами дані основної частини АС.

За зразок при складанні акта слід брати шаблони первинної документації. Особливо це стосується правил оформлення реквізитів.

Кожна компанія може розробляти свою форму акту, але багаторічний досвід роботи різних компаній підтвердив ефективність і перевагу наступній композиції матеріалу:

1. Вступна частина (преамбула) містить обов'язкові реквізити;
2. Основна частина містить дані за вибраний період звірки (наприклад, хронологічний перелік здійснюють перевірку документів). У ряді випадків необхідно вказати назву проведеної операції - поставка або придбання товару, переклад кошти, продаж або списання цінностей і т.д.

Супровідний лист за актом звірки

Як правило, до акту звірки додається супровідний лист. Воно найчастіше містить список додатків.

Текст листа зазвичай складається з двох частин:

1. Констатація факту передачі (відправки) акта:
   Надсилаємо вам ...., Направляємо вам .., Передам вам ... і т.д.
2. Мета листа:
   Для ознайомлення; Для узгодження; Для підписання; Прохання про своєчасному відповіді по акту.
   Це може бути підтвердження ознайомлення, узгодження і повернення підписаного примірника акта. Тут доречні будуть такі слова і вирази:
   «Просимо підписати, скріпити печаткою та вислати на нашу адресу один примірник акта звірки ...» «Прошу направити на нашу адресу один екземпляр належним чином оформленого акта звірки ...»

В кінці наводиться перелік документів, що додаються до листа: акт звірки, первинна документація, накази, розпорядження і т.д.

Читайте також: