Тонкощі діловодства можуть додати труднощів в будь-який бізнес. Наприклад, як вести касу в ТОВ? Крім безлічі документів, ви повинні розібратися з лімітом і видачею грошей співробітникам - це вимагає знання багатьох правил. Ми розповімо, як повинен відбуватися облік касових операцій в 2017 році.
Каса для ТОВ - це всі операції з грошима. Вона потрібна для прийому доходів, здійснення видатків, зберігання грошей. З касою тісно пов'язані певні документи. касова дисципліна - це правила, що стосуються касових операцій, документів, касового ліміту, і правила готівкового розрахунку. Документи потрібно правильно оформляти, щоб відображати грошовий рух. Ви повинні визначити ліміт каси і дотримуватися його, а також знати умови видачі коштів працівникам.
Головний по касових операціях, як правило, касир, але в його відсутності їм може стати керівник. Якщо касирів кілька, то потрібно призначити старшого. Касовими документами займається бухгалтер, сам касир або директор ТОВ.
касові документи
Запам'ятайте, що допускати виправлення не можна тільки в прибутковому касовому ордері, в інших документах - можна. Поруч з виправленнями потрібно залишати ініціали і дату.
1. Прибутковий касовий ордер.
Зазвичай цей ордер складається в кінці робочого дня або зміни по загальній сумі чеків. Але, якщо ви не відзначаєте входять кошти через касовий апарат або бланки суворої звітності, ордер складається після кожного грошового надходження.
2. Видатковий касовий ордер .
Кожен раз, коли ви даєте співробітникові гроші компанії на господарські цілі, ви повинні виписувати ордер. А касиру слід переконатися в тому, що той підписаний відповідальною особою.
3. Книга обліку.
Цей документ ведуть компанії, де трудовою діяльністю займається кілька касирів під керівництвом старшого. До книги заносять записи про передачу готівки між ними. У записах повинні бути підписи касирів.
4. Розрахунково-платіжна і платіжна відомості.
Ці документи потрібно оформляти при видачі зарплати та інших грошових коштів співробітникам.
5. Касова книга.
У неї заносять інформацію по всім ордерами за весь день. В кінці дня касир звіряє інформацію книги з інформацією з інших документів і виводить залишок готівки в касі.
Є загальні вимоги до оформлення касової книги. Напишіть на титульному аркуші реквізити підприємства і часовий проміжок ведення книги, пронумеруйте сторінки, прошийте книгу, в кінці вкажіть кількість сторінок.
Касову книгу можна вести в паперовому вигляді або в електронному. У першому випадку записи ведуться через копіювальний лист, і на кожному аркуші є відривна частина. На початку зміни слід вказати дату і кількість готівки. У книгу потрібно записувати інформацію про всі ордерах. В кінці зміни касиру необхідно вивести суму грошей з ордерів і суму залишку. Сума, виведена з розрахунково-платіжної і платіжної відомості, вказується окремо. Касир залишає в книзі підпис і розшифровку, а потім передає головному бухгалтеру. Він повинен вказати кількість ордерів, які він отримав від касира, і розписатися. Бухгалтер повертає книгу, а ордера і відривні листи залишає. Касова книга не вимагає заповнення в дні, коли касові операції не здійснювалися.
Касова книга не вимагає заповнення в дні, коли касові операції не здійснювалися.
Для касової книги в електронному вигляді правила ведення аналогічні. В кінці зміни касир повинен віднести поточний лист книги в 2 примірниках і інформацію за ордерами бухгалтеру. Щорічно такі листи прошиваються, а в кінці пишеться кількість сторінок, ставляться підписи головного бухгалтера і керівника підприємства і друк. В електронному вигляді можна вести і інші касові документи, але тоді в них не можна допускати виправлень. Вони вимагають електронні підписи.
Ліміт каси ТОВ і його розрахунок
Ліміт, або перехідний залишок, - це та сума готівки, яку допускається залишати в касі в кінці робочого дня. Гроші поза лімітом відправляють в банк. Важливо виробитися правильний розрахунок ліміту. Якщо ви залишите більше грошей, доведеться виплатити штраф. Хоча це можна робити у вихідні і свята, якщо в ці дні проводилися якісь операції, а також в дні виплат співробітникам.
Щоб затвердити розмір ліміту, ви повинні видати наказ . Можете також встановити термін його дії. Випустити внутрішній наказ дуже важливо. Якщо ви цього не зробите, у вас буде нульовий ліміт. Це означає, що в кінці дня в касі не повинно знаходитися готівки.
Порядок видачі грошей з каси ТОВ
Гроші ТОВ можуть стати в нагоді співробітникам у відрядженнях, походах в магазин (господарські потреби) і для представницьких витрат. Існує порядок видачі коштів з каси. Щоб їх отримати, працівник повинен написати заяву, де зазначаються необхідна сума, мета, термін, підпис керівника. Якщо співробітник брав гроші і до сих пір не відзвітував за ним, йому не можна видавати гроші знову. Як тільки вийде термін, зазначений в заяві, працівник має 3 дня на подання авансового звіту. Він повинен додати документи, що підтверджують витрати. Внісши їх до витрат, ви рятуєтеся від податку на них і страхових внесків. Може статися і так, що співробітник витрачає свої фінанси, - тоді від вас вимагається компенсація.
існує ряд обмежень за готівковими розрахунками. Можна розраховуватися готівкою між організаціями в межах одного договору, і сума тут повинна бути не більше 100 тисяч рублів. Не можна використовувати гроші з каси для погашення позик, виплати дивідендів і оплати оренди. Крім того, засновникам не можна використовувати їх для особистих потреб: навіть при єдиному засновника гроші в касі належать ТОВ. Не використовуйте гроші з каси для особистих витрат або великих угод.
Не використовуйте гроші з каси для погашення позик, особистих витрат або великих угод.
За дотриманням правил ведення каси стежить ФНС Росії. Під їх перевірку можуть потрапити будь-касові документи, сам факт обліку ліміту, звіти. Якщо допущена помилка, посадова особа залишиться без кількох тисяч рублів, а юридична - десятків тисяч. Акуратне дотримання касової дисципліни в ТОВ не тільки допомагає впорядкувати грошові потоки і вести касовий облік, але і позбавляє від проблем з ФНС.
Наприклад, як вести касу в ТОВ?
