1. Універсальний засіб розрахунків
2. призначення
3. Які бувають карти?
4. порядок оформлення
5. Створення списку співробітників
6. Зберігання, видача та повернення
7. Ведення журналу обліку корпоративних карт

Корпоративні картки останнім часом все частіше використовуються різними організаціями для здійснення повсякденних розрахунків. Вони є зручними, тому вводяться в діяльність підприємства.

Оформлення картки відбувається для обумовлених локальними нормативними актами співробітників. Видача здійснюється банком з попередніми відкриттям корпоративного рахунку.

Для перевірки використання, видачі та повернення платіжних засобів в компанії повинен бути заведений журнал обліку корпоративних карт. Він оформляється відповідальною особою в певному порядку.

Універсальний засіб розрахунків

Корпоративні картки - універсальні засоби розрахунків, необхідні для проведення платежів в якості оплати товарів, послуг, зняття готівкових коштів. Вони застосовуються на підставі пунктів Положення про емісію банківських карт і операціях з ними.

Банківські організації вводять в оборот дебетові, кредитні і передплачені картки. Кожна з них може бути випущена як фізичною або юридичною особою, так і індивідуальним підприємцем.

Оформлення карти можливо тільки на працівників конкретного підприємства, які подали заяву на її випуск. При цьому зробити це може не кожен співробітник, а тільки особа, посада якого відображена в списку користувачів корпоративною карткою.

Для здійснення видачі необхідне укладення договору між підприємством і співробітником. На підставі паперу людина може використовувати карту в певному порядку.

На суму, яку можна використовувати, встановлюється певний ліміт. Він може бути постійним і тимчасовим.

У деяких випадках обмеження передбачаються виключно для:

• готівкових платежів;
• безготівкового використання коштів;
• операцій, що проводяться на території іноземної держави.

Корпоративні картки можуть використовуватися тільки з дотриманням деяких умов:

• Кошти не можуть бути зараховані на карту через третіх осіб.
• Операції проводяться на рахунку підприємства. Тому якщо співробітник захоче витратити зайві кошти на особисті потреби, начальник обов'язково побачить це.
• У той момент, коли виробляються витрати, кошти вважаються підзвітними. Банківська організація може запросити підтверджуючу документацію по операціях.
• При валютні операції проводиться повідомлення банку в 10-денний період. У документі наводяться обґрунтування витрат, а також розрахунки.

призначення

Переваги корпоративних карти виділяють багато організацій, які ввели їх в якості платіжних засобів. За допомогою них витрати стали легше не тільки для працівників фірми, а й бухгалтерів, які ведуть облік, роботодавців, контролюючих витрати.

Виділяють кілька пунктів, які відрізняють такий тип карт від звичайної:

• Корпоративна карта застосовується при здійсненні покупок товарів, оплату послуг і роботи постачальників.
• Використовувати платіжний засіб можна у відрядженнях співробітника. Легко за допомогою карти оплачувати представницькі витрати.
• Особисті витрати співробітниками виключаються. Також заборонено переказувати кошти для оплати заробітної плати на корпоративний рахунок.
• Пластикову карту можна використовувати не тільки як засіб проведення безготівкових операцій. При необхідності з неї можна зняти гроші.
• Звіт про витрати при використанні корпоративної картки набагато простіше, ніж при видачі готівки. Адже в даному випадку не оформляється ордер, не вносяться дані про операції. Щоб підтвердити витрати, необхідно підписання платіжного доручення. Якщо рахунок і карта об'єднані, то навіть цей етап не виконується.
• В ході стандартного використання сум, які видаються під звіт, працівник направляє на ім'я керівника заяву. У ньому відбивається необхідна сума і порядок надання звіту. При наявності корпоративної картки така процедура не проводиться.
• Вторинна переробка карти вимагає тільки фактичного звіту.
• Ліміт, максимально допустимий для корпоративних карт, не передбачений. У разі видачі готівки працівнику надається не більше 100 000 рублів. Обмеження по корпоративних картках встановлюється самим роботодавцем.

Бланк журналу обліку корпоративних карт

Які бувають карти?

Компанія може самостійно визначити види платіжних корпоративних карток, які будуть використовуватися для розрахунків. Банківськими організаціями надається безліч типів. Перш за все, варто визначити дебетову або кредитну карту необхідно видати співробітникам.

У першому випадку працівник буде витрачати кошти, наявні на рахунку підприємства. Якщо вибирається кредитна карта, то певна договором з банком сума зараховується у вигляді кредиту на рахунок.

Навіть якщо в ході роботи будуть використані дебетові карти, є можливість часткового кредитування. Послуга називається овердрафтом. Вона застосовується при відсутності власних коштів на мапі в ході оплати товарів. Овердрафт являє собою невеликий займ, який можна витрачати, коли особисті гроші закінчилися.

Корпоративні картки можуть бути іменними і брак. При позначенні імені на платіжному засобі використовувати його може тільки певний співробітник. Додатково на карту наносяться спеціальні знаки, що відображають фірму роботодавця.

Неіменні карти випускаються для всієї компанії. Вони видаються будь-якій особі, що входить в певний локальними нормативними актами список.

порядок оформлення

Порядок оформлення корпоративної картки містить кілька основних пунктів:

• Перед створенням самого платіжного засобу в банківській організації відкривається спеціальний рахунок. Він необхідний для зарахування коштів, які будуть доступні при використанні платіжної карти.
• Далі створюються самі карти, завірені зразками підписів співробітників.
• Підприємство і банк укладають договір на відкриття рахунку і проведення розрахунків за корпоративними картками.
• Щоб кошти списувалися з основного рахунку, укладається додаткова угода.

При наданні необхідної документації та відкриття рахунку, заявнику потрібно передати в банк:

• список прізвищ співробітників, які допущені до використання карт, внесений до спеціального реєстру;
• заяву співробітника на видачу з підписом начальника організації;
• наказ про видачу платіжних засобів зазначеним співробітникам.

Карта може бути видана тільки тому працівнику, який прописаний в заяві і наказі. Якщо самостійно він отримати її не може в силу будь-яких обставин, то видача здійснюється довіреній особі після оформлення нотаріального доручення з підтвердженням даного права.

Створення списку співробітників

Підприємство має визначитися зі списком співробітників, які будуть використовувати неіменні корпоративні картки. Прізвищах перелік затверджується на підставі наказу або розпорядження начальника організації.

При створенні документа можна орієнтуватися на наведений нижче зразок:

Товариство з обмеженою відповідальність «Сладовар»

НАКАЗ №59

про затвердження списку працівників,

які мають право використовувати корпоративні карти

м Москва 15 серпня 2019 року

Відповідно до порядку переходу організації на безготівкові розрахунок з підзвітними особами

НАКАЗУЮ:

Затвердити список співробітників, допущених до використання корпоративних карт і розпорядженню грошовими коштами на їх рахунку:

1. Генеральний директор Ульянченко А.Ю.
2. Головний бухгалтер Осинцева М.В.
3. Комерційний директор Лиманів В.Г.
4. Головний спеціаліст по закупкам Арзуманова І.І.
5. Аудитор Солонінкіна А.С.
6. Менеджер зі закупівель Баранова С.Є.

Генеральний директор ________________ / Ульянченко А.Ю. /

Завантажити бланк журналу обліку корпоративних карт

Завантажити приклад заповнення бланка журналу обліку корпоративних карт

При звільненні одного із зазначених у списку осіб або прийомі на роботу нового працівника, який також може використовувати корпоративні карти, список складається в наказовому порядку заново. Документ повторно направляється в банк за будь-яких змінах.

Зразок заповнення журналу обліку корпоративних карт

Зберігання, видача та повернення

У компанії повинен бути налагоджений контроль, пов'язаний зі зберіганням, рухом корпоративних платіжних засобів.

Він необхідний для виключення вірогідності:

• втрат корпоративних карт;
• нецільового використання;
• розкрадання грошей.

Іменні карти завжди залишаються у власників. Вони повинні дотримуватися вимог безпеки.

Якщо карта неіменна, вона може бути видана співробітнику тільки в разі потреби. Найчастіше платіжні засоби надаються при від'їзді у відрядження, представницькі витрати.

Порядок передачі карти працівнику не прописується на законодавчому рівні. Тому компанії рекомендується самостійно встановити його в локальних документах.

Найчастіше в ході видачі співробітником складається заяву із зазначенням мети і приблизною витратами. Представник роботодавця підписує документ і прописує лімітовану суму, яка може використовуватися працівником.

Видача здійснюється на певний термін. Він відображений в положенні, розробленому підприємством. Продовжити його може тільки керівник в особливих випадках. Найчастіше продовження можливо при постійних тривалих відрядженнях співробітника.

Якщо карту вчасно не повернуть, то особа, яка здійснює контроль, повідомляє про відсутність платіжного засобу головному бухгалтеру. Карта моментально блокується, а до порушника застосовуються заходи.

Ведення журналу обліку корпоративних карт

Для того, щоб відстежувати рух платіжних засобів, в підприємстві оформляється журнал обліку корпоративних карт.

У документі прописуються:

• дата видачі;
• термін, що відводиться на використання;
• мета передачі кошти;
• Номер картки;
• лімітована сума;
• посаду, прізвище, ім'я, по батькові працівника, який здобув карту.

Ведення документа здійснюється призначеним керівником відповідальною особою. Він засвідчується, що при видачі і повернення картки співробітник ставить свій підпис. Також завіряється даний факт відміткою бухгалтера підприємства.

Платіжні карти корпоративного характеру є досить зручними. Тому велика кількість організацій активно використовує їх у повсякденній діяльності.