1. Аналіз чинного законодавства
2. офіційне роз'яснення

Особові справи звільнених державних цивільних службовців і муніципальних службовців не можна через рік здати в архів, як ми вчинили б з особистими справами інших звільнених працівників.

І тут ми стикаємося з протиріччям діючих норм законодавства - особливий порядок роботи з такими справами до кінця не врегульоване. За запитом ЕПК Міністерства государстевенно-правового розвитку Омської області Росархів дав свої офіційні роз'яснення. Автор статті, будучи ініціатором розгляду цього питання, показує вихід зі скрутного становища.

Аналіз чинного законодавства

З Для чого законодавець запровадив особливий порядок роботи з особовими справами звільнених державних цивільних і муніципальних службовців? Справа в тому, що якщо ці люди, звільнившись з вашої організації, потім знову надходять на державну / муніципальну службу, ваша організація повинна буде передати новому роботодавцю особиста справа таку людину. І новий роботодавець продовжить його формування - буде додавати в нього нові документи. Доцільність такого підходу в масштабах держави ясна. Але ось технологія роботи до кінця в нормативних документах не прописана, тому виникають проблеми. Виникли вони і у нас, в органах державної влади Омської області і муніципальних архівах. Каменем спотикання стали місце, терміни і умови зберігання, суб'єкт зберігання таких справ.

Спочатку наше архівне управління спробувало знайти рішення самостійно, і ось що вдалося з'ясувати.

Стаття 30 Федерального закону від 02.03.2007 № 25-ФЗ «Про муніципальної службі в Російській Федерації» (далі по тексту - Закон № 25-ФЗ) покладає обов'язок по веденню особистих справ муніципальних службовців на орган місцевого самоврядування. При цьому ведення особових справ державних службовців здійснюється в тому ж порядку, що і особових справ державних цивільних службовців, який регламентується Положенням про персональні дані державного цивільного службовця Російської Федерації та веденні його особової справи, затвердженого Указом Президента РФ від 30.05.2005 № 609 (далі - Положення).

Отже, всього два нормативних документи, а й в них знайшлися протиріччя! Дивіться нижче підкреслені фрагменти цитат з цих документів.

фрагмент документа

Згорнути Показати

1. На муніципального службовця заводиться особова справа, до якого долучаються документи, пов'язані з його надходженням на муніципальну службу, її проходженням і звільненням з муніципальної служби.

2. Особова справа державного службовця зберігається протягом 10 років. При звільненні муніципального службовця з муніципальної служби його особиста справа зберігається в архіві органу місцевого самоврядування, виборчої комісії муніципального освіти за останнім місцем муніципальної служби.

3. При ліквідації органу місцевого самоврядування, виборчої комісії муніципального освіти, в яких муніципальний службовець заміщав посаду муніципальної служби, його особиста справа передається на зберігання до органу місцевого самоврядування, виборчої комісії муніципального освіти, яким передані функції ліквідованих органу місцевого самоврядування, виборчої комісії муніципального освіти , або їх правонаступникам.

4. Ведення особової справи державного службовця здійснюється в порядку, встановленому для ведення особистого справи державного службовця.

фрагмент документа

Згорнути Показати

Особові справи державних службовців, звільнених з цивільної служби (за винятком цивільних службовців, зазначених в пункті 22 цього Положення), зберігаються кадровою службою відповідного державного органу протягом 10 років з дня звільнення з цивільної служби, після чого передаються в архів.

Якщо громадянин, особова справа якої зберігається кадровою службою державного органу, надійде на цивільну службу знову, його особиста справа підлягає передачі зазначеної кадровою службою в державний орган за місцем заміщення посади цивільної служби.

Особові справи державних службовців, які містять відомості, що становлять державну таємницю, зберігаються кадровою службою відповідного державного органу відповідно до законодавства Російської Федерації про державну таємницю.

У даних двох документах вказані різні місця зберігання справи: кадрова служба і архів організації. Крім того, незважаючи на бланкетний характер 1 пункту 2 статті 30 Закону № 25-ФЗ, відсутня інформація: чиє особиста справа (звільненого?), з якого часу зберігати 10 років (з дня звільнення?), є неточність формулювання: «при звільненні» замість «після звільнення».

Неоднозначність тлумачення даного питання (про місце, суб'єкт, терміни та умови зберігання) має місце і в коментарях до законодавства:

Істотним недоліком викладеного в нормах є також те, що при практичному їх застосуванні виникає ряд протиріч, що стосуються порядку роботи з особистою справою після звільнення працівника, визначеного Основними правилами роботи відомчих архівів (затв. Наказом Головного архівного управління при Раді Міністрів СРСР від 05.09.1985 р . № 263, далі - Основні правила), в тому числі:

• проведення експертизи цінності, в рамках якої при полістном перегляді вилучаються неоформлені копії документів і документи з тимчасовими термінами зберігання (пункт 3.3.3);
• впорядкування (повне оформлення, опис 2 ), Вироблене не пізніше, ніж через 2 роки після завершення справ у діловодстві на стадії передачі справи до архіву (пункти 4.1.3, 7.1.17, 7.4.6);
• дотримання умов зберігання документів (пункт 5.1).

Рішення названих питань стосовно особистих справах державного цивільного службовця і муніципального службовця залежить від рішення принципового питання - чи є зазначені документи архівними або документами в діловодстві відповідного органу.

В цілому законодавець передбачає зберігання особистих справ звільнених державних (муніципальних) службовців в діловодстві протягом 10 років в неврегульованих вигляді без проведення в них експертизи цінності документів, що не узгоджується з пунктом 3.3.3 Основних правил.

Крім того, зі змісту розглянутих норм у взаємозв'язку з пунктами 4.1.3, 7.1.17 Основних правил слід, що протягом 10 років, поки особиста справа зберігається в кадровій службі державного органу (органу місцевого самоврядування), повне оформлення справ не провадиться, оскільки особиста справа не набула статусу архівного документа.

Протиріччя між Законом № 25-ФЗ, Положенням (з одного боку) і архівними правилами (з іншого) полягає ще і в наступному. Метою зберігання особової справи в кадровій службі є збереження в незмінному стані складу входять до нього документів для подальшої передачі особової справи до державного органу (орган місцевого самоврядування) за новим місцем заміщення посади державної цивільної служби (муніципальної служби). Але це лише одна (красива) сторона медалі.

Її зворотного (менш приємною) стороною є неврегульоване зберігання особистих справ звільнених державних (муніципальних) службовців, причому за 10 років зберігання в кадровій службі вони можуть зазнати небажані зміни і навіть бути втрачені фізично. У той час як наявність опису справ з особового складу дає додаткові гарантії збереження, в т.ч. дозволяє дотримуватися правил оформлення архівних довідок в частині зазначення архівних шифрів документів, що стали підставою для складання зазначених довідок (пункти 9.1, 10.2.4, 10.2.7 Основних правил).

Умови зберігання документів в кадровій службі і в архіві державного органу (органу місцевого самоврядування) істотно відрізняються. Якщо в архіві забезпечується комплекс робіт (пункт 5.1 Основних правил):

• надання спеціального (пристосованого) приміщення в адміністративній будівлі;
• обладнання приміщення засобами пожежогасіння, охоронною і протипожежною сигналізацією;
• застосування спецобладнання (стелажів, сейфів, коробок);
• створення оптимального температурно-вологісного і світлового режиму, проведення санітарно-гігієнічних заходів, то в кадровій службі, як правило, для забезпечення схоронності документів використовується тільки спеціальне обладнання (сейфи).

З огляду на те що особисті справи звільнених закінчені діловодством, їх слід відносити до архівних документів і поширювати на них режим зберігання, відповідний Основних правил! До такого висновку, заслухавши інформацію автора, в цілому схилялася експертно-перевірочна комісія Міністерства державно-правового розвитку Омської області (далі - ЕПК Міністерства).

офіційне роз'яснення

Отже, ми з'ясували, що пункт 2 статті 30 Федерального закону «Про муніципальної службі в Російській Федерації», пункт 23 Положення, а також Основні правила роботи відомчих архівів суперечать один одному. Ми звернулися з офіційним запитом до Центральної експертно-перевірочну комісію при Федеральному архівному агентстві з проханням розглянути пропозиції ЕПК нашого Міністерства для винесення рекомендацій з даного питання. І ось, після отримання відповіді Росархіву, ми змогли рекомендувати органам державної влади Омської області та органам місцевого самоврядування розглядати особисті справи звільнених державних цивільних службовців і муніципальних службовців як документи з подвійним статусом:

• як документи в діловодстві - в цілях застосування норм про експертизу цінності, впорядкування (повному оформленні, описі) документів;
• як архівні документи - в цілях створення оптимальних умов зберігання зазначених документів в кадровій службі до передачі їх в архів.

Росархів погодився з висловленою нами думкою про істотні суперечності в федеральному законодавстві, при цьому з метою забезпечення збереження та обліку особистих справ рекомендував державним (муніципальним) органах таке:

фрагмент документа

Згорнути Показати

... Протягом всього терміну зберігання в кадровій службі такі справи не можуть піддаватися процедурам, встановленим Основними правилами при передачі на відомче архівне зберігання звичайних особистих справ звільнених - проведення експертизи цінності і повного впорядкування справ.

У зв'язку з цим Росархів вважає за доцільне рекомендувати організаціям, в яких є посади державної цивільної служби або муніципальної служби, наступне:

1) Кадрові служби організацій з метою забезпечення збереження що знаходяться у них на зберіганні особистих справ звільнених державних цивільних службовців або муніципальних службовців в кінці кожного року складають їх опис за формою опису справ структурного підрозділу (додаток № 6 до Основних правил), не роблячи записів про передачу і прийомі справ до відомчого архіву.

2) В разі передачі кадровою службою особової справи звільненого державного цивільного службовця або муніципального службовця в іншу організацію в зазначеній опису в графі "Примітка" робиться відмітка про вибуття справи із зазначенням підстави передачі. Заяви зацікавлених осіб, листування про передачу справи, акти прийому-передачі справи становлять самостійну справу, яке включається в зазначену опис.

3) Після закінчення 10-річного терміну зберігання особистих справ звільнених державних цивільних службовців або муніципальних службовців на ці справи на поточний рік звільнення складається самостійна опис з окремою нумерацією (наприклад: опис справ постійного зберігання - № 1, опис з особового складу - № 2, опис особових справ державних службовців - № 3) і кадрова служба передає їх в порядку, встановленому Основними правилами, на зберігання до відомчого архіву.

Що ж стосується висловленої пропозиції про створення в кадрових службах організацій умов зберігання ... аналогічних умовам архівного зберігання, то це навряд чи можливо. З огляду на порівняно невелику кількість таких справ, за доцільне рекомендувати кадровим службам організацій забезпечити для них сейфове зберігання, що буде посильним для більшості організацій.

Зразок оформлення опису справ структурного підрозділу по особовому складу звільнених державних / муніципальних службовців

Згорнути Показати

Вона складається кадровою службою на особисті справи звільнених державних цивільних або муніципальних службовців після закінчення кожного діловодного року за формою, зазначеною в додатку № 6 Основних правил (опис справ з особового складу структурного підрозділу організації), причому записи про передачу і прийом в архів, наявні в формі, не робляться.

У нашому прикладі номер опису справ - 09 л / с2008, де 09 - цифрове позначення структурного підрозділу за штатним розкладом, л / с - прописні початкові літери найменування категорії документів (особовий склад), Рік випуску 2008 - рік звільнення працівників, за яким їх особисті справи включаються до опису. Опис має валову нумерацію.

У разі передачі особової справи звільненого в інший державний орган в опису в графі "Примітка" робиться відмітка про вибуття справи із зазначенням підстави передачі (вид документа, його дата і номер).

В опис включається справу «Документи ... про передачу особистих справ звільнених ...» із зазначенням в графі 6 терміну його зберігання 75 років (термін зберігання актів прийому-передачі даного виду встановлено відповідно до статті 667 Переліку типових управлінських архівних документів ... 2010 року).

Зразок оформлення опису справ організації по особовому складу звільнених державних / муніципальних службовців

Згорнути Показати

Дана опис складається кадровою службою на основі опису справ структурного підрозділу на особисті справи звільнених державних цивільних або муніципальних службовців після закінчення 10-річного терміну їх зберігання в кадровій службі. Вона складається за формою, наведеною у додатку № 38 до наказу Міністерства культури і масових комунікацій РФ від 10.09.2007 № 1273. Дана опис є самостійною описом з окремою нумерацією.

Загальна кількість справ у ній буде менше його кількості в опису справ структурного підрозділу (див. Приклад 1) у зв'язку з фактами передачі справ. В опис включаються по році звільнення особисті справи звільнених державних цивільних або муніципальних службовців, які не передані в інший державний орган (в нашому прикладі - в річний розділ за 2008 рік включено особисті справи В.І. Климової і Т.М. Швецової).

Справа «Документи ... про передачу особистих справ звільнених ...», включене в нашому прикладі в річний розділ за 2008 рік, становлять документи про передачу особистих справ В.І. Климової і Т.М. Швецової, в річний розділ за 2009 рік в нього будуть включені документи про передачу особової справи Л.І. Усольцева, за 2010 рік - П.А. Тарасова.

З цієї опису особисті справи звільнених державних цивільних або муніципальних службовців будуть передані в установленому порядку на зберігання в архів організації.