1. Крок 1: аналізуємо правильність доставки
2. Крок 2: відокремлюємо від загальної маси особисті листи

Початківці (і не тільки) секретарі відчувають себе Одісеями, що пливуть по бурхливих водах протоки, на одному березі якого обкопалася шестиглавий Сцилла «входять», а під іншим берегом роззявляє пащу ненаситна Харибда «вихідних»! Як не дати їм нами пообідати?

Насправді, нічого надприродно складного тут немає.

Якісна організація реєстрації та обліку вхідної та вихідної кореспонденції, коли декількома незначними маніпуляціями ви можете знайти відповідь на будь-яке питання по тематиці вхідних і вихідних документів, що виник у кого б то не було, зробить честь секретарю будь-якого рангу! Давайте спробуємо навести порядок в листуванні організації доступними нам нехитрими засобами.

Нам буде потрібно:

1. Комп'ютер, оснащений пакетом програм MS Office та електронною поштою.
2. Сканер або копіювальний апарат.
3. Кілька жорстких папок - файлів-реєстраторів.
4. Папір.
5. Непохитна рішучість і здоровий глузд.

Альфою і омегою, законом, що встановлює порядок і строки реєстрації документів, а також види нерегистрируемой кореспонденції, є інструкція з діловодства, розроблена [1] і затверджена у вашій організації. На жаль, далеко не кожна організація може похвалитися такою розкішшю, як інструкція з діловодства, оскільки даний документ не є обов'язковим для ведення діловодства.

Наш з вами улюблений ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »не дає ніяких рекомендацій з організації процесу реєстрації. Тому звернемося до інтелектуального багатства, накопиченого людством - всього того, що вже давно придумано до нас.

У частині роботи з вихідним і вхідною кореспонденцією багато інструкції з діловодства, розроблені для різних державних структур і організацій, дуже добре опрацьовані і доступно сформульовані.

Давайте спочатку розглянемо докладніше роботу з вхідними документами організації в світлі цих інструкцій і з практичної точки зору людини, яка веде діловодство в приватній виробничо-комерційній організації (тобто з точки зору людини цинічного і безжалісного, загартованого в боях з кур'єрами, «Поштою Росії »і кровожерливими контрагентами, спраглими секретарської кровиночки!).

вхідні документи

Отже, ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення" [2] в розділі 2.2.2 «Організація роботи з документами» дає дивовижне за своєю точністю визначення: «Що входить документ; надійшов документ: Документ, що надійшов до установи ». На тому і вирішимо! До входять документам будемо відносити всі документи, різними способами надходять в організацію ззовні.

Способи доставки вхідних документів можуть бути найрізноманітніші. Ось, наприклад, з якими способами доставки в рамках виконання службових обов'язків доводилося стикатися особисто мені:

1. «Пошта Росії» (прості, рекомендовані, цінні листи і бандеролі, відправлення 1-го класу, посилки, телеграми і т.д.).

2. Експрес-оператори (EMS, що відноситься до «Пошті Росії», СПСР-Експрес, DHL, Pony Express і безліч інших, що мешкають на теренах Батьківщини).

3. фельд'єгерської служби (цей спосіб доставки часто використовують державні структури на кшталт Федеральної митної служби РФ і ін.). Її співробітник є брутального чоловіка у військовій формі, з пістолетом, спеціальним шкіряним портфелем і відповідним посвідченням.

4. Факсимільні повідомлення (т.зв. «факси»).

5. Повідомлення по електронній пошті (т.зв. «мило»).

6. Кур'єрська доставка, коли якась організація надсилає вам лист силами свого представника, який прийшов до вас в офіс особисто.

7. Документи привіз співробітник вашої організації, який повернувся з відрядження або ще якимось чином контактував з відправником.

8. Документи приїхали разом з продукцією, доставленої в вашу організацію.

9. Документи підсунули під двері вашого офісу.

Розглянемо детально алгоритм роботи з усім цим багатством, наступним зберіганням і використанням його в роботі.

Крок 1: аналізуємо правильність доставки

Перша дія секретаря або іншого працівника, якому доручено вести реєстрацію, облік і обробку вхідної кореспонденції, - первинний візуальний огляд надходять запечатаних конвертів і пакетів.

На цьому етапі потрібно перевірити:

а) правильність зазначеного на конверті адресата. Якщо кореспонденція прибула до вас помилково, її слід повернути назад в організацію, яка її доставила, не розкриваючи і не пошкоджуючи упаковки;

б) цілісність упаковки. Якщо до неї є нарікання, тобто вона (а, можливо, і вміст) пошкоджена, необхідно скласти акт, в якому зафіксувати факт і характер пошкодження (Приклад 1).

Інструкція з діловодства в Міністерстві юстиції Росії [3] на цей рахунок говорить:

витяг

з Інструкції № 460

105. [...] Конверти (бандеролі) з документами перевіряються на цілісність упаковки, правильність доставки, потім розкриваються (за винятком пакетів з позначкою «особисто»), після чого перевіряється правильність вкладення документів. Пакети з позначкою «особисто» враховуються і негайно передаються за призначенням.

Про пошкодження, відсутності в конверті документа або додатків до нього, підписи на документі, невідповідність номера, вказаного на конверті, номеру документа повідомляється відправнику документа. При необхідності складається акт в трьох примірниках, перший примірник якого направляється відправнику, другий - долучається до документа, третій - залишається в Департаменті організації та контролю (підрозділі територіального органу, відповідальному за ведення діловодства). Акти підписуються службовцям, що розкрила пакет, і затверджуються начальником (заступником начальника) відділу документаційного забезпечення (керівником підрозділу територіального органу, відповідального за ведення діловодства).

Помилково надійшли документи негайно пересилаються за належністю або повертаються відправнику з супровідним листом. [...]

Акт складається в довільній формі. Допускається оформляти його на бланку організації, яка доставила вам проблемний пакет; на бланку вашої організації; на білому аркуші паперу в «польових» умовах (наприклад, поза стінами організації, що допускається, тому що саме на цей випадок в накладних експрес-операторів присутні поля «Телефон одержувача» і «П.І.Б. одержувача»), та й в поштовому відділенні «Пошти Росії» вам запропонують аркуш білого паперу. Тому «шапка» акту може бути будь-який або її може не бути зовсім.

Примірник акта з доданими до неї зіпсованими документами потрібно відіслати назад відправнику з відповідним супровідним листом.

Крок 2: відокремлюємо від загальної маси особисті листи

Це листи, на конвертах яких поряд з адресою вашої організації вказані прізвище та ініціали одного зі співробітників з позначкою «особисто», або без цієї позначки, але не містять найменування організації. Такі пакети, не розкриваючи і не реєструючи, слід передати вказаним співробітнику.

Всю решту кореспонденцію після виконання дій (див. Кроки 1, 2) доведеться розкривати і, як це не сумно, швидше за все, реєструвати ...

[1] Детальніше див .: Жукова Я.В. Інструкція з діловодства з нуля: з чого почати? // Секретар-референт. 2016. № 2. С. 22-25; Жукова Я.В. Інструкція з діловодства: розробка та узгодження проекту. Затвердження // Секретар-референт. 2016. № 3. С. 24-26.

[2] Втратив чинність з 01.03.2014 в зв'язку з виданням ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення".

[3] Затверджена наказом Мін'юсту Росії від 30.12.2011 № 460 (в ред. Від 24.01.2014; далі - Інструкція № 460).

Л.А. Назарова,
начальник канцелярії