1. Коли потрібно дати відповідь на офіційний лист
2. Лист-розпорядження
3. Лист-прохання
4. Лист запит
5. Листи-запрошення
6. Як написати і оформити відповідь на вхідний лист: зразок
7. Позитивне лист-відповідь, зразок
8. Негативна відповідь на лист офіційне: зразок
9. Реквізити листа-відповіді

Розповімо, на які листи треба відповідати. Пояснимо, як правильно скласти і оформити відповідь відповідно до вимог нового ГОСТу.

Скачайте корисні документи:

Коли потрібно дати відповідь на офіційний лист

Не вся вхідна кореспонденція , Яка надходить в організацію, вимагає письмової відповіді. Так, наприклад, не потрібен відповідь на інформаційний лист, а також на гарантійні та рекламні листи. Уже на етапі прийому і первинної обробки вхідні листи сортують, щоб оперативно ознайомити з ними керівника. Він відписує листи, які потребують відповіді, виконавцям.

Відповідь на лист потрібен, якщо в ньому міститься:

• розпорядження;
• прохання;
• запит;
• запрошення.

Зверніть увагу! Прохання або розпорядження також можуть містити супровідні листи .

Лист-розпорядження

Такі листи відправляють, як правило, вищі і головні організації, галузеві міністерства і відомства, контрольно-наглядові органи і органи виконавчої влади.

Відповідь на лист, в якому міститься розпорядження, потрібно підготувати до терміну, який вказаний у вхідному документі. Лист-розпорядження після вступної частини може містити фрази: «У зв'язку з вищесказаним пропоную ...», «З урахуванням цього до .... 2019 року необхідно підготувати і направити на нашу адресу .... »,« На виконання положень закону .... в термін до ... 2019 року забезпечити ... ».

Лист-прохання

Цей лист містить прохання, спрямовану адресату. Як правило мета документа - отримати певну інформацію, товари або послуги, яких потребує автор листа. Дану категорію вхідної документації оформлюють на бланку листа. Воно містить такі фрази: "Просимо Вас повідомити про ...", "Просимо Вас повідомити ...", "Просимо вжити заходів ..." і т.д.

У деяких випадках ділова папір може містити не пряме прохання, а побажання. Наприклад, "Сподіваємося на розгляд звернення ...". У такому випадку документ повинен містити саме звернення або опис ситуації, яка вимагає вжити певних заходів.

Лист-прохання: зразок

Завантажити зразок в журналі

Бувають і ситуації, коли один лист-прохання містить в кілька прохань. В такому випадку правила оформлення вимагають, щоб кожна з них була описана в окремому абзаці. При цьому кожний наступний абзац, що містить прохання, слід починати зі слів "Також просимо Вас вжити заходів ...", "Попутно просимо Вас звернути увагу ...", "Одночасно просимо Вас розглянути ..." і т.д.

Лист запит

Лист-відповідь на запит необхідно відправити в обов'язковому порядку. Незважаючи на те, що листи-прохання і листи-запити дуже схожі за стилем і змістом, запит має одну відмінну рису - обґрунтування документа.

Лист-запит: зразок

Подивитися зразок в журналі

Листи-запити відносяться до службових листів, які направляють адресату з метою отримати певну інформацію, документи і ділові папери. Цей документ має є обгрунтування, яке вказує автор запиту. Як обгрунтування він може вказати відсилання до державного документу, нормативному акту або закону, відповідно до якого автор має право ознайомитися з інформацією або діловими паперами. Також обґрунтуванням може служити відсилання і до організаційно-правовим документам, які дозволяють ознайомитися з певною інформацією. І саме через наявність законного обґрунтування, лист-відповідь на запит має бути підготовлено і відправлено в обов'язковому порядку. Нижче ми наведемо приклад відповіді на лист-запит.

Листи-запрошення

Хоч запрошення на різні заходи і не вимагають, щоб адресат відправляв лист-відповідь, в багатьох випадках подібну необхідність диктує діловий етикет. При цьому відповідь було надіслане бажано оформити якомога раніше. Якщо такої можливості немає, попередити про рішення можна зателефонувавши запрошує стороні.

Як написати і оформити відповідь на вхідний лист: зразок

Термін виконання відповіді на лист залежить від змісту вихідного документа. Коли мова йде про розпорядження, прохання чи запиті, в вихідному документі зазвичай встановлюють конкретну дату, або період, в який потрібно представлений відповідь. Лист на фірмовому бланку зазвичай термінового відповіді не вимагає, але правила ділового етикету встановлюють, що повідомити про згоду або відмову адресат повинен хоча б за тиждень до дати початку заходу, в якому його було запрошено до участі.

Зміст відповіді на офіційний лист залежить і від форми вихідного послання. Якщо це розпорядження вищестоящої організації, можна відповісти тільки позитивно. Відповідь оформляють у формі доповіді про виконання з додатком, якщо це обумовлено, підтверджуючих документів.

Там, де необхідно скласти лист відповідь, зразки і приклади можна скачати в інтернеті. Але використовувати їх, просто переписавши зміст, не можна. Необхідно враховувати не тільки зміст, а й стиль вихідного документа. Правила ділового листування вимагають, щоб відповідь був складений в тому ж стилі, що і запит.

Відповідь на лист, який оформили в формі запиту або прохання, може бути як позитивним, так і негативним.

Позитивне лист-відповідь, зразок

Оформлення відповіді на лист стандартне, відповідно до ГОСТ Р 7.0.97-2016 і Положенням про діловодство, затвердженим в організації. При цьому у вступній частині необхідно дати посилання на реєстраційний вихідний номер вихідного документа, присвоєний йому в організації-відправника. Це полегшить одержувачу вашого листа пошук исходника і дозволить швидше згадати суть спрямованого вам запиту або прохання.

лист відповідь, що містить позитивне рішення з приводу конкретної прохання або запиту, оформляють в тому ж стилі, що і сам запит. По суті, воно повинно бути написано з використанням тих же формулювань і в тому ж стилі. У документі слід згадати про те, що прохання розглянули і на підставі чого прийняли позитивне рішення. Можна вказати терміни, протягом яких запит задоволений. Можна прикріпити до листа певні ділові папери, якщо це потрібно. У листі слід вказати перелік прикріплених документів, їх кількість, назва, число примірників.

Позитивне лист-відповідь на запит: зразок

завантажити документ

Негативна відповідь на лист офіційне: зразок

Якщо немає можливості задовольнити прохання чи запит, якомога коректніше повідомте про відмову. При цьому, як і у варіанті з позитивною відповіддю, відмова потрібно писати в тому ж стилі, що і запит. Негативна відповідь повинен містити об'єктивні причини відмови.

У разі, якщо є передумови для прийняття позитивного рішення, можна вказати у відповіді умови, які для цього потрібні. Неприпустимо оформляти негативну відповідь на лист в грубому тоні. Доречним буде вираз щирого жалю про неможливість задовольнити прохання. Подібні заходи дозволяють зберегти ділові відносини.

Зразок негативного листи-відповіді на запит

завантажити документ

Реквізити листа-відповіді

У відповіді на офіційний лист не прийнято вказувати різновид письма. Для його оформлення використовується стандартний бланк з певним набором реквізитів. Бланк листа містить два реквізити, які не використовують в інших видах бланків:

1. довідкові дані про організацію;
2. посилання на реєстраційний номер і дату надходження документа.

Наявність цих реквізитів - основна ознака офіційного листа. Крім цього, відповідно до ГОСТ Р 7.0.97-2016, в листі-відповіді повинні бути заповнені такі обов'язкові реквізити:

• найменування організації;
• код організації;
• основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи;
• ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік;
• дата;
• реєстраційний номер;
• адресат;
• заголовок до тексту (при складанні листа на бланку формату А4);
• підпис;
• відомості про виконавця.